如何做好项目文档管理
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文档管理是项目管理中非常重要而基础的一环，存在于项目的整个生命周期之中。如果一个项目缺乏文档管理，那么它也就不是一个规范、标准的项目。文档管理在项目开发中占有十分重要的地位和相当大的工作量，高质量、高效率的收集、归纳、分享、管理和保护项目文档，对于提高项目管理水平和项目质量有极其重要的意义。 项目文档的生命周期一般包括：创建、审批、发布、修改、分发、签收、归档、废止、恢复等环节。管好项目文档，就是管好它的整个生命周期。 那么，如何才能做好项目的文档管理呢? 重点就在于管好文档的整个生命周期。 一、创建：模板、命名、分类、权限 创建一份新的项目文档，绝不仅仅是新建一个文件或文件夹就完成了。首先，任何项目文档的创建都需要遵循固定的文档模板，满足其对内容、格式的基本要求，以便更好的体现出文档所要展现的内容。比如：设置文档的页眉页脚格式、文档的目录样式以及文档的字体等等。不同类别的文档应具有不同的模板，以便操作者能够更好地明白在建立不同文档时所需要采用哪种类型的模板。如果文档模板发生变更，必须及时知会使用者，做好文档的模版管理。 其次，文档的命名与分类也是需要注意的。管理者必须规定项目文档命名与分类的依据和要求，以便使用者能够快速准确的定位到自己所需的文件。具体的命名方法请参见“原文链接”。 最后，就是要为新建的文档设置权限了。由于一个项目中，同一项工作有可能需要不同任务组的多个人员同时协作完成，因此权限设置必须类型广、组合多，针对特殊情况具有特殊的方法来应对。应当注意，权限管理是为了让项目人员在许可的权限下，更加可靠、准确的使用文档，绝不应该增加更多复杂不便的管理操作。 二、审批：以文件为核心建立流程 我们一再强调文档管理的审批和传统OA的审批不同，其原因就是根本的出发点不同。文档管理的审批应该以文件为核心建立流程。不论是文件的权限申请还是文件会签，一切操作始终围绕着文件本身。放弃过去用OA来走流程，用邮件来传附件的文档审批方式吧，采用一套以文件为核心的在线流程，让审批变得简单起来。 三、发布：统一、快速、准确的发布渠道 如何将项目文档的创建、修改等消息快速而又准确的通知到每一个人?渠道很关键。所有信息均是围绕着文档操作，保证信息的准确性。同时，要满足现在移动办公的时代潮流，不论是网页、APP还是微信，都要保证能在第一时间收到信息。 四、处理：在线预览与修改、版本控制、报表 文档处理是文档管理中的重中之重，因为我们围绕文档建立的一切标准、要求最终是为了方便使用。在项目文档使用中，我们最常遇到问题是如何查找文件、如何快速预览和修改文件、如何管理不同版本的文件。 搜索已经是我们查找信息不可或缺的手段。相比于按照结构树一层一层的去寻找，根据文档的内容、属性等标签去搜索文件无疑会事半功倍。强大的搜索应该覆盖文件的方方面面，不论是文件的名称、内容、修改时间，还是修改人、分类和自定义属性，越详细的搜索条件，就能越快速的定位所需文件。这时候，我们前面的文件分类和标签就起到相当大的作用了。 在这个移动办公越来越普遍的时代，许多工作不再受时间和地点的限制。相匹配的，我们也应该能够随时随地的查看文件。不论是网页、平板还是手机，不论是word、excel还是pdf，只要有网络，各种文件的预览需求都应该统统被满足。 最后，是要管理好文档的不同版本。在一个项目中，文档在使用过程中发生变更是很常见的现象。对于发生变更的文档，最好的方法就是版本管理。 首先，要有详细的文档变更日志，知道何人何时修改了文档，通过版本比较，能快速的找到不同点;其次，文档的最终版要能够方便人使用，如果出现只能看变更历史才知道最终版本的话将大大提高使用成本。对于旧版本，同样应该记录保留。不论是版本查阅还是版本回溯，完善的版本管理会将每一个文件版本的价值最大化。 五、分发：推荐、发布、订阅等 文档分发与消息发布的要求类似，一方面既要保证传递文件的准确性，一方面也要保证消息的及时性。使用QQ、邮箱来传递文件，不仅速度慢，而且容易造成文件的丢失和损坏。因此，文件分发必须要保证统一、安全、快速。通过文件分享或发布取代传统的附件形式，既能够在同一平台上实现文件的快速流转，又能够满足不同人员的不同权限要求。 六、签收、归档、恢复 当文档经历创建、修改、审批等种种过程之后，最终被批准定稿。一个已经定稿的标准化文件，是不允许随意变更或移动的。那么，如何确保文档内容的准确性与完整性呢?一方面，通过完善的权限管理来约束相关人员的操作，另一方面通过文件的状态标记为文档设置一定的操作限制，从而达到项目文档的管理需求。 另外，应尽量选择安全可靠的设备和系统来存储所有的项目文档，做好数据备份。在硬件出现问题时，能够快速的恢复数据，继续工作。 对于大型的企业来说，采用分布式架构的文件存储方式是一个不错的选择。它能够在保证存储空间足够大的同时，还具有相当完备的容灾机制。 文档管理已经成为了项目管理中重要工作，其管理水平也渐渐成为了项目管理水平的驻澳标志。文档管理工作是一项非常繁琐、复杂的工作，如果缺乏必要的工具和手段必然会给项目管理带来极大的难题。因此，选择一款优秀的文档管理系统是一个非常不错的选择。Kass文档管理软件作为国内首家正式上线的文档管理系统，在功能和稳定上都有非常好的体验。是许多世界五百强企业长期合作的办公管理软件。 提高项目的文档管理水平，使其更加规范、更加便捷，才能令项目管理工作更加顺利的进行，最终使项目达到更好的成果。 |
